Déclaration sur la protection des renseignements personnels

1.1 Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements personnels sont des renseignements permettant d’identifier une personne en particulier. Voici des exemples de renseignements personnels : nom, adresse, âge et autres numéros d’identification personnels comme le numéro du permis de conduire et le numéro d’assurance sociale. Dans le cadre de nos activités, il faut que Gazifère puisse recueillir, utiliser et divulguer des renseignements sur des personnes.

Gazifère limite la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels aux seules fins que nous vous avons indiquées.

1.2 Fins : Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Gazifère recueille et utilise des renseignements personnels pour des fins raisonnablement nécessaires à ses activités. Ces fins incluent ce qui suit :

• Vous fournir du gaz naturel et des services connexes en matière d’énergie.
• Facturer des produits et des services et en recueillir le paiement.
• Remplir des obligations juridiques, réglementaires et contractuelles envers vous et d’autres.
• Vous informer sur l’utilisation sûre et efficace de l’énergie.
• Vous informer sur des services ou des produits offerts par Gazifère et ses partenaires et qui pourraient vous intéresser.
• Connaître vos besoins et vos préférences en matière d’énergie; périodiquement, nous pouvons vous demander de participer à des sondages qui nous fournissent des données nécessaires concernant l’efficacité de notre information sur la sécurité ou de nos autres outils de communication.
• Faire parvenir des trop-perçus et des crédits à la bonne personne.
• Confirmer l’identité et les coordonnées.
• S’assurer de la sécurité de compte par différents moyens de vérification.
• Gérer, développer et améliorer nos activités afin qu’elles soient sûres et efficaces.

Si nous constatons un nouveau besoin touchant les renseignements personnels que vous nous avez fourni, nous vous en informerons au moyen de cet énoncé de confidentialité et, si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement exprès avant d’utiliser vos renseignements personnels pour ce nouveau besoin.

1.3 Consentement : Pourquoi avons-nous besoin de votre permission?

Gazifère recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels uniquement avec votre consentement, sauf dans des circonstances limitées. Puisque vous recevez cet énoncé de confidentialité, Gazifère suppose, à moins d’indication contraire de votre part, que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Gazifère en conformité avec le présent énoncé. Si vous souhaitez modifier les renseignements vous concernant, veuillez cliquer sur le lien suivant : responsable.protection@gazifere.com.

En tout temps, vous pouvez annuler votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions juridiques, contractuelles ou réglementaires et avec préavis raisonnable.

Veuillez noter que le retrait de votre consentement peut modifier la manière dont Gazifère interagit avec vous. Si vous désirez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée dont les coordonnées figurent à la section 4.0 du présent énoncé.

Nous ne vendons pas de listes de clients à d’autres entreprises à des fins de marketing, de sollicitation ou autres. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels sans votre consentement, sauf dans les circonstances suivantes :

• • Lorsque cela est requis par la loi ou aux fins d’application de la loi.
  • En cas de situation d’urgence mettant en péril la vie, la santé ou la sécurité.
  • Pour vous transmettre une facture ou pour percevoir une somme due par vous ou pour évaluer votre solvabilité.
  • À l’intention d’une tierce partie avec laquelle nous avons conclu un marché visant à vous fournir des services en notre nom ou visant à mieux comprendre vos besoins et vos préférences en matière d’énergie.
  • Pour faciliter ou conclure une transaction commerciale, comme la vente d’actifs ou de parts de Gazifère ou toute autre forme de regroupement, de fusion ou de coentreprise, dans la mesure où l’autre partie est liée par des ententes de confidentialité appropriées et par des limites d’utilisation.
  • Si l’information est publique.

1.4 Stockage des renseignements et restriction d’accès

Nous pouvons stocker vos renseignements dans des bases de données électroniques ou dans des systèmes de courrier électronique que nous hébergeons ou que nos fournisseurs de services hébergent pendant des périodes et avec des mesures de protection que nous estimons raisonnables, selon la nature et la sensibilité des renseignements.

L’accès aux renseignements est restreint à un groupe choisi de personnes dont les tâches exigent qu’elles aient accès à vos renseignements. Cet accès se fait conformément à nos protocoles de sécurité.

Certains renseignements peuvent être conservés par des fournisseurs de services; le stockage est alors assujetti à nos ententes avec les fournisseurs de services. Au minimum, nous nous attendons à ce que ces fournisseurs aient les mêmes protocoles de sécurité et de stockage que Gazifère en conformité avec notre politique de gestion des documents et notre calendrier de conservation des documents. Veuillez noter que Gazifère a recours à l’infonuagique et que les données recueillies peuvent être conservées dans des centres situés hors du Québec. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée dont les coordonnées figurent à la section 4.0 du présent énoncé.

1.5 Prise de décision automatisée

Si Gazifère utilise vos renseignements personnels pour prendre une décision reposant uniquement sur le traitement automatisé de ces renseignements, nous vous le ferons savoir au moment de vous transmettre la décision, ou avant. Pour en savoir plus sur ce genre de prise de décision au sein de Gazifère, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée dont les coordonnées figurent à la section 4.0 du présent énoncé.

2.1 Mécanismes de sécurité et sensibilisation des employés

Assurer la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels est une priorité pour nous. Pour assurer cette protection et votre droit à la vie privée, nous avons mis en place des procédures de sécurité qui protègent vos renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, incluant ce qui suit :

• Limiter la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire à nos activités.
• S’assurer que les pièces et les documents ne sont accessibles qu’au personnel autorisé et sur justification.
• Protéger la confidentialité des renseignements personnels en cas de relations avec d’autres organisations et exiger de ces dernières qu’elles aient les mêmes normes que nous en matière de traitement des renseignements personnels.

Notre personnel est formé pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. Outre la LPRPDE, tout le personnel de Gazifère doit se conformer à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels du Québec lorsqu’il manipule des renseignements personnels concernant nos clients ou nos clients potentiels, les propriétaires fonciers, les utilisateurs de sites Web, les entrepreneurs et d’autres parties.

2.2 Agents et fournisseurs de services tiers

Périodiquement, Gazifère peut faire appel à des fournisseurs tiers, incluant des fournisseurs hors du Québec, pour traiter les renseignements en son nom, incluant le stockage de renseignements, le traitement des paiements, l’administration des ressources humaines et d’autres fins similaires. Dans ces cas, vos données peuvent être communiquées à ces tierces parties uniquement pour aider Gazifère à développer ou à préserver ses relations avec vous. Si des renseignements sont transmis hors du Québec, Gazifère effectuera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de transmettre des renseignements pour s’assurer que ceux-ci seront adéquatement protégés hors du Québec. Dans tous les cas où des tierces parties peuvent avoir accès à vos renseignements, nous continuerons à les protéger au moyen d’ententes de confidentialité et nous ne permettrons pas que vos données sortent du contrôle de Gazifère. Nous ne partageons vos renseignements personnels avec des tiers que dans les circonstances exposées dans cet énoncé de confidentialité. Toute tierce partie avec laquelle nous partageons vos renseignements personnels est contractuellement tenue de garder ces renseignements confidentiels et de ne les utiliser que pour les nécessités liées à la fourniture des services.

3.1 Accès à vos renseignements personnels.

Vous avez le droit de demander si nous possédons des renseignements personnels sur vous; dans l’affirmative, vous pouvez demander de revoir, de mettre à jour, de corriger ou d’obtenir une copie des renseignements que Gazifère possède sur vous. Si Gazifère a obtenu vos renseignements personnels d’une autre partie, vous pouvez aussi demander à Gazifère de vous indiquer cette source. Nous répondrons à votre demande d’accéder à vos renseignements personnels, de les mettre à jour, de les corriger ou d’en recevoir une copie dans les 30 jours suivant cette demande. L’accès aux renseignements que nous possédons est gratuit, mais une somme raisonnable peut être exigée si vous voulez que vos renseignements soient transcrits, copiés ou transmis. Vous pouvez nous refuser d’obtenir, d’utiliser ou de partager vos renseignements personnels ou vous pouvez en tout temps annuler un consentement préalablement donné à cet égard. Toutefois, en agissant ainsi et selon les circonstances, vous pourriez restreindre, voire empêcher, notre capacité à vous fournir les services ou les produits que vous désirez.

3.2 Gestion par Gazifère de vos renseignements personnels

Vous avez le droit de savoir quels services de Gazifère ont accès à vos renseignements personnels, pendant combien de temps Gazifère conservera ces renseignements et vous pouvez aussi demander que Gazifère cesse de partager vos renseignements personnels dans certaines circonstances.

Nous répondrons à votre demande d’information supplémentaire sur l’accès à vos renseignements personnels, sur leur stockage et leur partage dans les 30 jours suivant cette demande.

3.3 Dépôt de plaintes ou d’observations

En cas de litige ou d’inquiétude à l’égard de l’accès à vos renseignements personnels, de leur exactitude, de leur utilisation ou de leur protection, ou si vous désirez soumettre des observations à propos d’une décision automatisée prise par Gazifère, vous pouvez transmettre une question ou déposer une plainte en communiquant avec notre agent de protection de la vie privée dont les coordonnées figurent à la section 4.0 du présent énoncé.

Vos renseignements personnels sont conservés à nos lieux d’affaires et seul le personnel de Gazifère peut y avoir accès si cela est nécessaire dans l’exercice de ses fonctions ou l’exécution de ses mandats.

Si vous désirez accéder à vos renseignements personnels, modifier votre consentement quant à leur utilisation par nous ou si vous avez des questions ou des commentaires sur notre énoncé de confidentialité ou sur la façon dont nous avons traité ou utilisé vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée, comme suit :

• Par la poste : Gazifère, à l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels, 706, boulevard Gréber, Gatineau (Québec) J8V 3P8
• Par courriel : responsable.protection@gazifere.com
• Par téléphone : (819) 771-8321 ou 1-866-771-8321, poste 2209

Pour en savoir plus sur la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (SQ 2021, c 25, loi s’appliquant à Gazifère), communiquez avec la Commission d’accès à l’information du Québec, au numéro 1-888-528-7741 ou visitez son site Web : www.cai.gouv.qc.ca.

Quand vous visitez le site Web de Gazifère, vous n’avez pas à divulguer de renseignements personnels comme votre nom, votre adresse ou votre numéro de téléphone et aucun renseignement personnel n’est recueilli automatiquement ou électroniquement, à l’exception de ce qui suit.

Des renseignements personnels sont recueillis quand vous remplissez volontairement une demande en ligne, un formulaire de demande, une demande d’abonnement ou quand vous répondez à un sondage. Ces renseignements sont utilisés de la même manière que tout autre renseignement personnel recueilli quand nous fournissons des services ou répondons à vos demandes. Nous ne vous enverrons aucune communication électronique non sollicitée.

Notre site Web collecte des données sur les visiteurs au moyen de champs ou d’adresses de protocole Internet (« IP »). Il tient compte des pages auxquels on a accédé. Ces données sont utilisées à l’interne et seulement sous forme agrégée; elles nous aident à gérer et à améliorer le contenu de notre site Web et à diagnostiquer les problèmes techniques, donc à mieux vous servir. Gazifère peut déposer un « témoin » (cookie) dans votre ordinateur lorsque vous visitez le site Web afin de faciliter l’affichage des pages du site. Le « témoin » ne peut recueillir aucun renseignement personnel.

Utilisation des témoins
Les témoins contiennent des données collectées sur les sites Web que vous visitez et sont stockés dans un petit fichier texte sur votre navigateur Web.
Nous utilisons différents types de témoins pour améliorer votre expérience sur notre site Web. Pour respecter votre vie privée, par défaut, nous avons désactivé les témoins à l’exception des témoins essentiels. Ces témoins sont nécessaires au bon fonctionnement de notre site Internet, vous permettant de naviguer de manière optimale et sécurisée. Les témoins essentiels ne collectent pas vos informations personnelles. Vous pouvez choisir les types de témoins que vous souhaitez autoriser et modifier vos préférences à tout moment en cliquant sur « Gérer les témoins » en bas de notre site Web. Apprenez-en davantage sur ce que sont les témoins, comment nous les utilisons et quels sont vos choix en comprenant notre politique des témoins de navigation.

Pour veiller à ce que notre énoncé de confidentialité reste à jour, nous nous réservons le droit d‘y apporter des changements de temps à autre. Tout changement entre en vigueur dès qu’il est affiché sur le site Web. Veuillez relire périodiquement l’énoncé de confidentialité pour rester à jour quant aux pratiques en vigueur. Si nous changeons substantiellement notre énoncé, nous vous informerons des changements (par la poste, par courriel ou sur notre site Web).

7.1 Responsabilité

Gazifère est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et elle a nommé un agent de protection de la vie privée qui rend compte à Gazifère du respect des dix principes de protection de la vie privée.

7.2 Détermination des fins

Gazifère doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis, et ce au moment de la collecte ou avant celle-ci.

7.3 Consentement

Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels la concernant, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

7.4 Limitation de la collecte

La collecte de renseignements personnels doit se limiter aux renseignements nécessaires pour les fins définies par Gazifère et elle doit se faire de manière honnête et licite.

7.5 Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Gazifère ne doit utiliser ou divulguer de renseignements personnels qu’aux fins desquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne y consent ou selon les exigences de la loi. Gazifère ne doit conserver les renseignements qu’aussi longtemps que nécessaire pour répondre à ces fins.

7.6 Exactitude des renseignements personnels

Gazifère doit garder les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins auxquelles ils sont destinés.

7.7 Protection des renseignements personnels

Gazifère doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

7.8 Transparence quant aux pratiques en matière de protection de la vie privée

Gazifère doit s’assurer que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels sont facilement accessibles aux personnes concernées.

7.9. Accès aux renseignements personnels

Sur demande, Gazifère doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels la concernant et lui permettre de les consulter.

7.10 Plainte à l’égard du non-respect des principes

Toute personne doit pouvoir se plaindre du non-respect par Gazifère de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé; la plainte doit être adressée à l’agent de protection de la vie privée de Gazifère.